연구공간을 다른 부서와 함께 사용할 수 있을까? 인정받기 어려운 공간 사례

기업부설연구소나 연구개발전담부서의 연구공간은 원칙적으로 다른 부서와 완전히 나뉜 독립공간이어야 하며, 같은 사무실을 공동으로 쓰는 방식은 인정되지 않습니다. 다만 면적 여건이 어려운 중소기업이나 벤처기업 등 일부 기업은 예외적으로 이동식 칸막이로 구획한 공간도 연구공간으로 인정받을 수 있습니다.

연구공간이 다른 부서와 나뉘어 있어야 하는 이유

연구시설은 연구개발활동에만 사용하는 독립된 연구공간과 그 안에 설치된 연구 기자재·부대시설을 말합니다. 독립공간은 고정된 벽체와 별도의 출입문으로 다른 부서와 구분해야 합니다. 연구 기자재를 설치한 후에도 연구전담요원과 연구보조원이 상시 근무하는 데 필요한 최소한의 면적을 확보해야 합니다.

다른 부서 직원과 같은 자리 배치로 앉아 있는 사무실, 파티션 하나 없이 트여 있는 오픈형 공간은 배타적으로 사용한다고 보기 어렵고, 물리적으로도 다른 부서와 나뉘어 있지 않기 때문에 기본 요건을 충족하지 못합니다.

실무에서 자주 걸리는 공간 형태는 다음과 같습니다.

• 영업·관리·생산 등 다른 부서와 벽 없이 같은 공간을 쓰는 오픈형 사무실
• 회의실이나 휴게공간을 필요할 때만 연구공간으로 함께 쓰는 경우
• 생산라인, 통로, 창고와 벽 없이 이어져 있는 공간
• 대표이사 집무공간이나 고객 응대·영업공간과 겸용하는 공간
• 오전·오후 등 시간대를 나눠 다른 부서와 번갈아 쓰는 공간

파티션만으로도 연구공간이 인정되는 기업이 따로 있을까

모든 기업이 고정벽체를 갖춰야 하는 것은 아닙니다. 50제곱미터를 초과하는 연구공간을 확보하기 어려운 경우에 한해, 아래 기업은 파티션 등 이동식 칸막이로 다른 부서와 구분한 공간도 독립공간으로 인정받을 수 있습니다.

이 예외는 사무공간이 협소한 소규모 기업의 부담을 덜어주기 위한 규정입니다. 50㎡를 넘는 면적을 실제로 확보할 수 있는 기업이라면 이 예외를 근거로 칸막이 공간을 주장하기는 어렵고, 요건에 해당하는 기업이라면 벽 공사 없이도 칸막이 구획만으로 신청할 수 있습니다.

칸막이로 나눴다고 해서 다른 부서와 같이 써도 되는 것은 아닙니다

중소기업이나 벤처기업이라 예외 요건에 해당하더라도, 칸막이 구역 안쪽에 영업팀 직원 자리가 하나라도 포함돼 있거나 다른 부서 서류·재고가 함께 보관되어 있다면 이야기가 달라집니다. 이런 경우는 공간을 나눈 것이 아니라 같은 공간을 나눠 쓰는 것에 가깝습니다. 칸막이 예외는 벽체 시공비용 부담을 덜어주는 규정이지, 공간을 공유해도 된다는 규정은 아닙니다.

회의실이나 휴게공간을 연구공간으로 함께 써도 될까

연구공간은 연구전담요원과 연구보조원이 상시적으로 근무하는 데 필요한 면적을 갖춰야 합니다. 평소에는 다른 부서 회의나 휴게 용도로 쓰다가 필요할 때만 연구팀이 들어가 쓰는 회의실은 상시 근무 공간으로 보기 어렵습니다. 원탁 테이블만 놓여 있고 연구원 개인이 쓸 책상이나 자료·기자재를 둘 자리가 없는 구조라면, 애초에 연구활동에 배타적으로 사용된다고 보기도 어렵습니다.

휴게공간도 마찬가지입니다. 소파나 다과 공간이 딸린 라운지를 파티션으로 살짝 나눠 연구공간이라고 신고하는 경우, 그 공간이 실제로는 직원 전체가 쉬는 용도로 함께 쓰이고 있다면 독립공간으로 인정받기 어렵습니다.

생산라인·창고·통로와 붙어 있는 공간은 어떻게 될까

제조업체에서는 생산라인 한쪽 귀퉁이를 연구공간으로 쓰려는 경우가 종종 있습니다. 이때도 원칙은 같습니다. 벽이나 칸막이 없이 생산설비와 바로 이어져 있거나, 자재를 옮기는 통로를 사이에 두고 개방돼 있다면 다른 부서와 구분된 공간으로 보기 어렵습니다. 창고 한편을 막아 쓰는 경우도 적재물이나 물류 동선과 뒤섞여 있다면 마찬가지입니다. 통로 자체는 특정 부서의 업무공간이 아니지만, 연구공간이 통로를 거쳐야만 접근할 수 있는 개방된 구조라면 독립공간 요건과는 거리가 있습니다.

대표이사실이나 영업공간과 겸용하면 어떻게 될까

연구소를 처음 준비하는 소규모 법인에서는 사무공간 자체가 넉넉하지 않아 대표이사 집무실 한쪽을 연구공간으로 함께 쓰려는 경우가 있습니다. 대표자가 연구전담요원으로 등록돼 있더라도, 그 공간에서 경영 업무나 고객 상담, 영업 활동이 함께 이루어진다면 연구개발활동에만 배타적으로 쓰는 공간이라고 보기는 어렵습니다. 예외 요건에 해당하는 중소기업이라 파티션으로 구획하더라도, 파티션 안쪽에 대표이사 책상과 응접용 소파가 함께 있는 구조라면 연구공간과 집무공간이 나뉘어 있다고 보기 어렵습니다.

시간대를 나눠 같이 쓰는 방식도 인정될까

낮에는 연구팀이 쓰고 저녁에는 다른 팀 회의실로 전환되는 공간, 또는 특정 요일에만 연구공간으로 배정되는 공간을 고려하는 경우도 있습니다. 배타적으로 사용하는 독립된 연구공간이라는 표현은 공간의 용도가 시점에 따라 바뀌지 않는 상태를 전제로 합니다. 같은 물리적 공간을 시간을 나눠 다른 목적으로도 쓴다면, 그 시점에는 연구활동 외의 용도로 쓰이는 것이므로 배타적 사용이라고 보기 어렵습니다.

공간을 나눌 때 실제로 갈리는 지점

같은 파티션 예외 요건에 해당하는 두 회사도 결과가 다를 수 있습니다. 한 회사는 칸막이 안쪽을 연구원의 책상과 기자재로만 채우고 다른 부서 물건이나 인력이 전혀 섞이지 않도록 관리하는 반면, 다른 회사는 같은 칸막이 구역 안에 영업팀 서류함이나 재고 일부를 함께 두는 식입니다. 겉으로 드러나는 칸막이 형태는 비슷해도 그 안에서 실제로 이루어지는 사용 방식이 다르면 결과도 달라집니다. 연구공간을 준비할 때는 벽체나 칸막이 유무뿐 아니라, 그 공간 안에서 실제로 누가 무엇을 하며 상주하는지가 함께 드러나는 지점이라는 점을 염두에 둘 필요가 있습니다.