비영리 임의단체 규약 작성, 반드시 들어가야 할 내용은 무엇일까?

비영리 임의단체가 고유번호증을 신청하려면 관할 세무서에 규약을 제출해야 하는데, 이 규약에는 세 가지 승인 요건—조직과 운영에 관한 규정에 따라 대표자를 선임하고 있는지, 단체 명의로 재산을 독립적으로 관리하는지, 수익을 구성원에게 나누지 않는지—이 구체적인 문구로 드러나 있어야 합니다. 여기에 단체를 특정할 수 있는 명칭·목적·소재지 같은 기본 정보가 더해져야 세무서가 규약만 보고도 단체의 실체를 확인할 수 있습니다.

규약이 심사의 기준이 되는 이유

임의단체는 법인등기를 하지 않기 때문에, 법인등기부등본으로는 확인할 수 없는 단체의 조직 형태와 운영 방식을 세무서가 확인할 수 있는 유일한 서류가 규약입니다. 법인으로 보는 단체의 승인신청에는 정관 또는 조직과 운영에 관한 규정(회칙, 규약, 종중규약 등)을 반드시 제출해야 하며, 규약에 적힌 목적과 소재지는 신청서에 기재한 내용과 일치해야 합니다.

고유번호증은 세무서가 신청서만 보고 형식적으로 내주는 번호가 아니라, 그 단체가 법인으로 보는 단체의 승인 요건을 갖추었는지를 규약으로 확인한 뒤 내주는 결과물입니다. 규약에 이 요건들이 드러나 있지 않으면 세무서가 단체의 실체를 확인할 근거가 없어 보완을 요구받을 수 있습니다.

대표자는 어떻게 선임되는지 규약에 담아야 하는 이유

법인으로 보는 단체가 되려면 사단·재단·그 밖의 단체가 조직과 운영에 관한 규정을 가지고 대표자나 관리인을 선임하고 있어야 합니다. 여기서 규약이 확인해 주어야 하는 것은 대표자가 한 명 존재한다는 사실 자체가 아니라, 그 대표자가 누구의 권한으로, 어떤 절차를 거쳐 뽑혔는지입니다.

규약에는 대표자의 선출 기관(총회인지 운영위원회인지), 선출 방식(투표·추대 등), 임기, 연임 가능 여부가 구체적으로 적혀 있어야 합니다. "대표자는 회원 중에서 선임한다"는 식의 한 줄짜리 조항만으로는 실제로 대표자가 어떤 절차로 정해지는지 확인하기 어렵습니다. 이후 대표자가 바뀔 때 제출하는 대표자 변경 신고서도 결국 규약에 정한 선임 절차를 근거로 작성되기 때문에, 처음부터 절차를 명확히 적어두는 편이 이후 서류 간 정합성을 유지하는 데도 도움이 됩니다.

단체 재산을 독립적으로 관리한다는 내용, 왜 빠지면 안 될까

두 번째 요건은 단체 자신의 계산과 명의로 수익과 재산을 독립적으로 소유·관리하는 것입니다. 이 부분이 규약에 드러나지 않으면, 단체 명의 통장이 있더라도 그 재산이 대표자 개인의 재산과 구분되는 단체 고유의 재산인지가 불분명해질 수 있습니다.

규약에는 회비·후원금 같은 수입의 종류, 지출의 용도와 승인 절차, 회계연도, 결산을 누가 어떤 방식으로 보고하는지가 담겨야 합니다. 이 내용이 구체적일수록 단체 재산이 대표자 개인의 자산과 별도로 운영된다는 점을 서류상으로 뒷받침할 수 있습니다. 반대로 재산과 회계에 관한 조항이 없거나 지나치게 추상적이면, 통장 명의가 단체 이름으로 되어 있다는 사실만으로 독립적 관리 요건을 설명하기 어려운 상황이 생길 수 있습니다.

수익을 구성원에게 나누지 않는다는 조항이 필요한 이유

세 번째 요건은 단체의 수익을 구성원에게 분배하지 않는 것으로, 이는 임의단체가 영리조합이나 동업 관계와 구분되는 핵심 기준입니다. 이 조항이 없으면 단체가 걷은 회비나 사업 수익이 구성원들에게 배당 형태로 돌아갈 수 있는 것처럼 해석될 여지가 남습니다.

규약에는 잉여금이 발생하더라도 구성원 개인에게 분배하지 않고 단체의 목적사업이나 다음 회계연도 운영비로 사용한다는 문구를 명시하는 것이 일반적입니다. 목적 조항과 재산 조항이 서로 어긋나지 않도록, 즉 목적사업에 쓰겠다고 정한 재산이 실제 지출 조항에서도 같은 용도로 연결되도록 맞추어 두는 편이 비영리성을 설명하는 데 도움이 됩니다.

규약에 실무적으로 들어가는 구체 항목들

앞서 살펴본 세 가지 법정 요건 외에도, 단체를 특정하고 운영 방식을 확인할 수 있도록 실무적으로 함께 담기는 항목들이 있습니다.

이 중 해산과 잔여재산 처리 조항은 법에서 직접 요구하는 문구는 아니지만, 단체가 활동을 멈추었을 때 남은 재산을 누구에게 어떻게 넘길지 규약에 정해두지 않으면 해산 시점에 회원들 사이에서 재산 귀속을 둘러싼 이견이 생길 수 있습니다.

총회 의결과 규약 제·개정은 어떻게 연결될까

세무서에 규약을 제출할 때는 규약 원문뿐 아니라 대표자 선출과 단체 설립에 관한 결의 내용이 담긴 총회 회의록도 함께 요구됩니다. 이는 규약이 대표자 개인이 임의로 작성한 문서가 아니라, 총회라는 의결기관을 거쳐 회원들의 동의로 확정된 문서임을 확인하기 위한 절차입니다.

그래서 규약 자체에도 규약의 제정과 개정이 총회 의결 사항이라는 점을 명시해 두는 것이 자연스럽습니다. 규약에는 "총회 의결로 규약을 개정한다"고 적혀 있는데 실제 회의록에는 다른 방식으로 규약이 확정된 것처럼 기재되어 있다면, 두 서류 사이의 앞뒤가 맞지 않아 보완 요청으로 이어질 수 있습니다.

규약 내용이 모호하면 어떤 지점에서 걸릴까

규약상 목적과 사업 범위가 지나치게 넓거나 추상적으로 적혀 있으면, 회비 외에 수익사업에 준하는 활동을 하는 단체인지 여부가 규약 문구만으로는 잘 드러나지 않습니다. 이 경우 재산의 독립적 관리 요건과 수익 비분배 요건을 규약으로 설명하기가 함께 어려워지는데, 목적이 불분명하면 그 목적에 따라 재산이 쓰이고 있다는 점도 함께 설명하기 어려워지기 때문입니다.

또한 임원 명칭을 규약, 총회 회의록, 대표자 선임 신고서에서 서로 다르게 쓰는 경우도 실무에서 자주 나타납니다. 규약에는 "회장"이라고 되어 있는데 회의록에는 "대표"로, 신고서에는 "단체장"으로 적혀 있다면 세 서류가 같은 사람과 같은 직위를 가리키는지 세무서 입장에서 한 번에 확인하기 어렵습니다. 규약을 작성할 때 임원의 명칭과 역할을 정해두었다면, 이후 제출하는 다른 서류에서도 같은 표현을 그대로 사용하는 것이 서류 간 정합성을 유지하는 데 도움이 됩니다.