기계경비업은 경보를 처리하는 것뿐 아니라 고객에게 필요한 사항을 설명하고 처리기록을 남길 의무가 있습니다. 경보 수신·현장 도착 시각과 조치 결과, 오경보에 대한 조치 기록은 경보 수신일부터 1년간 보관해야 합니다. 계약 내용과 실제 기록이 맞아야 대응 지연이나 사고가 생겼을 때 사실을 확인할 수 있습니다.
계약 상대방에게 무엇을 설명해야 하나요?
경비업법 제9조와 시행령 제8조는 오경보 방지 등을 위한 설명사항을 정합니다. 관련 관제시설·출장소의 명칭과 소재지, 경보 수신 시 취하는 조치, 설치 기기의 위치·종류와 장치 개요, 오경보의 원인과 송신기기 유지·관리방법 등이 포함됩니다.
설명은 필요한 내용을 적은 서면을 교부하는 방식으로 하며, 계약 상대방이 원하는 경우 전자문서를 활용할 수 있습니다. 손해배상의 범위와 손해배상액에 관한 사항을 적은 서면 등도 함께 교부해야 합니다. 구두로 설명했거나 홈페이지에 약관을 올려 놓았다는 사정만으로 교부 의무가 모두 이행되었다고 단정해서는 안 됩니다.
어떤 관리서류를 갖추어야 하나요?
- 경비대상시설의 명칭·소재지와 계약기간
- 기계경비지도사 명단·배치일자·배치장소, 출동차량 대수
- 경보 수신과 현장 도착 일시, 조치 결과
- 오경보 발생 시설과 그 오경보에 대한 조치 결과
이 자료는 출장소별로 갖추어야 합니다. 법정 1년 보존기간은 이 중 경보 수신·현장 도착·조치 결과 및 오경보 관련 기록에 적용됩니다. 모든 인사·계약·영상 자료의 보존기간이 일률적으로 1년이라는 뜻으로 넓혀 적용해서는 안 됩니다.
오경보는 기록하지 않아도 되나요?
오경보로 확인된 경우에도 발생한 시설과 조치 결과를 기록해야 합니다. 진짜 사고가 아니었다는 이유로 기록을 생략하면 반복 원인이나 설명·유지관리 이행 여부를 확인하기 어렵습니다. 최초 경보, 판단과 조치, 사후 정리의 흐름을 연결하여 남기는 것이 필요합니다.
기록에는 확인된 사실과 추정을 구분합니다. 장비 점검이나 고객 안내를 실시했다면 그 내용과 시점을 남기되, 사후에 과거 기록을 실제와 다르게 고치는 방식으로 맞추어서는 안 됩니다. 접근권한과 수정 이력 관리도 함께 검토할 수 있습니다.
대응이 늦으면 언제나 전액 배상해야 하나요?
시행령은 경보 수신 때부터 25분 이내 도착시킬 수 있는 대응체제를 요구합니다. 이 기준과 개별 사고의 손해배상 판단은 관련되지만 같은 문제는 아닙니다. 경비업법 제26조의 고의·과실에 따른 배상책임, 계약상 의무, 실제 조치와 손해 발생 사이의 관계를 함께 확인해야 합니다.
25분 이내 도착했다는 이유만으로 모든 책임이 없어지는 것도 아닙니다. 필요한 대응조치를 신속히 했는지, 계약 상대방에게 설명한 범위가 무엇인지, 기기와 인력이 적정하게 관리되었는지를 구체적으로 검토합니다. 개별 배상 다툼은 관련 기록을 바탕으로 별도 법률 검토가 필요할 수 있습니다.
보존기간과 개인정보는 어떻게 함께 관리하나요?
법정 보존의무가 있는 기록과 업무 편의를 위해 추가로 모으는 자료를 구별합니다. 개인정보가 포함된 자료에는 접근 제한과 안전한 관리가 필요하며, 보존 근거와 목적이 사라진 정보를 무기한 쌓아 두어서는 안 됩니다. 계약 종료 시에도 어떤 자료를 남기고 무엇을 파기할지 기준을 정해 두어야 합니다.
계약 설명자료, 실제 서비스 범위, 관리서류를 하나의 고객·시설 단위로 대조하면 누락을 찾기 쉽습니다. 기록은 책임을 면하기 위한 문구를 모으는 것이 아니라 실제 서비스가 어떻게 이행되었는지 확인할 수 있어야 합니다.